انتخاب سیستم ارتباطی مناسب یکی از مهم ترین تصمیمات برای مدیران سازمان ها است. داشتن یک بستر پایدار برای تماس های تلفنی می تواند تاثیر مستقیمی بر رضایت مشتریان و کارایی کارمندان داشته باشد. با پیشرفت تکنولوژی، مدیران همواره با این سوال روبرو هستند که کدام بستر ارتباطی نیازهای آن ها را بهتر برآورده می کند. برای پاسخ به این سوال، باید به بررسی دقیق تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی بپردازیم تا بتوانید با دیدی باز تصمیم گیری کنید. در این مطلب تخصصی تمامی ابعاد این دو تکنولوژی را از نظر هزینه، امنیت و کارایی زیر ذره بین قرار می دهیم.
مقدمه ای بر تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی
هنگامی که قصد راه اندازی یک شبکه تلفنی سازمانی را دارید، دو مسیر کلی پیش روی شما قرار دارد. مسیر اول خرید تجهیزات سخت افزاری و نصب آن ها در محل شرکت است. مسیر دوم استفاده از سرورهای مجازی و اینترنتی است که توسط شرکت های ارائه دهنده خدمات پشتیبانی می شوند. درک درست تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی به شما کمک می کند تا بودجه خود را در جای درستی سرمایه گذاری کنید.
در سیستم های سنتی، شما مالک تمام تجهیزات هستید و وظیفه نگهداری از آن ها بر عهده تیم فنی شما است. از سوی دیگر، در سیستم های نوین، شما تنها حق اشتراک پرداخت می کنید و دغدغه ای بابت خرابی قطعات نخواهید داشت. این تضاد در ساختار، پایه و اساس تفاوت های بعدی در مقیاس پذیری و امکانات جانبی را شکل می دهد.
تلفن ابری چیست و چگونه کار می کند؟
بسیاری از کاربران پیش از انتخاب سیستم، می پرسند تلفن ابری چیست و چه ساختاری دارد. این سیستم در واقع یک شبکه ارتباطی است که بر بستر اینترنت فعالیت می کند. در این روش، هیچ نیازی به کابل کشی های پیچیده و نصب دستگاه های بزرگ در دفتر کار ندارید. تمامی پردازش های مربوط به تماس ها در سرورهای شرکت ارائه دهنده خدمات انجام می پذیرد.
برای استفاده از این بستر، تنها به یک اتصال اینترنت پایدار و نرم افزارهای مربوطه نیاز خواهید داشت. این نرم افزارها می توانند روی رایانه های شخصی، لپ تاپ ها و حتی تلفن های همراه هوشمند نصب شوند. بنابراین، کارمندان محدود به میز کار خود نیستند و می توانند از هر مکانی پاسخگوی مشتریان باشند. به همین دلیل است که این مدل ارتباطی، تحولی بزرگ در سیستم کاری ایجاد کرده است.
سانترال داخلی (On-Premise) چیست؟
در مقابل سیستم های مبتنی بر اینترنت، سانترال داخلی قرار دارد که سال ها است در سازمان های بزرگ استفاده می شود. در این روش، شما باید دستگاه های مرکزی (PBX) را خریداری کرده و در اتاق سرور مجموعه خود مستقر کنید. همچنین کابل کشی های مربوط به شبکه تلفن باید در تمام طبقات و اتاق ها انجام گیرد.
سیستم On-Premise نیازمند یک تیم متخصص فناوری اطلاعات برای نصب، راه اندازی و نگهداری است. هرگونه تغییر در تنظیمات، اضافه کردن خطوط جدید یا رفع خرابی ها باید توسط نیروهای مستقر در شرکت انجام شود. با وجود هزینه های اولیه بالا، برخی سازمان های بسیار حساس همچنان این روش را ترجیح می دهند. کنترل کامل و فیزیکی روی داده ها مهم ترین دلیل این انتخاب است.
تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی از نگاه هزینه ها
یکی از اصلی ترین معیارهای انتخاب برای مدیران، مدیریت منابع مالی سازمان است. اگر بخواهیم تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی را از نظر اقتصادی بررسی کنیم، باید به دو بخش هزینه های اولیه و هزینه های جاری توجه نماییم. راه اندازی سیستم های سخت افزاری نیازمند سرمایه گذاری کلان در ابتدای پروژه است. خرید سرور، کابل کشی و دستمزد متخصصان بخش بزرگی از این هزینه ها را شامل می شود.
در نقطه مقابل، استفاده از سانترال ابری نیازی به خرید تجهیزات گران قیمت ندارد. شما تنها با پرداخت هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه، سرویس خود را فعال می کنید. علاوه بر این، هزینه های مربوط به مصرف برق اتاق سرور و تعمیرات قطعات فیزیکی نیز به طور کامل حذف خواهند شد. این ویژگی باعث می شود شرکت های کوچک و متوسط گرایش بیشتری به سیستم های اینترنتی داشته باشند.
مقایسه امنیت در سرورهای اینترنتی و شبکه های محلی
امنیت اطلاعات تماس ها برای هر کسب و کاری در اولویت قرار دارد. در سیستم های On-Premise، از آنجا که سرورها در داخل مجموعه قرار دارند، دسترسی افراد خارج از شرکت به شبکه تقریبا غیر ممکن است. این ایزوله بودن فیزیکی، یک لایه امنیتی قدرتمند در برابر حملات سایبری ایجاد می کند. البته تامین امنیت شبکه داخلی همچنان بر عهده تیم فنی سازمان خواهد بود.
از طرف دیگر، تامین امنیت در یک مرکز تلفن ابری بر عهده شرکت ارائه دهنده خدمات است. این شرکت ها معمولا از پروتکل های رمزنگاری پیشرفته و فایروال های قدرتمند استفاده می کنند. تیم های امنیتی آن ها به صورت شبانه روزی ترافیک شبکه را مانیتور کرده و از نفوذ هکرها جلوگیری می نمایند. بنابراین، اگر از یک شرکت معتبر خدمات دریافت کنید، جای نگرانی بابت امنیت داده ها وجود ندارد.
مقیاس پذیری و انعطاف پذیری؛ کدام سیستم پیروز است؟
با رشد یک مجموعه، نیاز به افزایش تعداد خطوط تلفن و پرسنل پاسخگو احساس می شود. اگر از سانترال داخلی استفاده کنید، اضافه کردن ظرفیت جدید به معنای خرید کارت های سخت افزاری و سیم کشی های مجدد است. این فرایند زمان بر بوده و نیازمند صرف بودجه اضافی برای خرید قطعات فیزیکی است. گاهی اوقات حتی نیاز به ارتقای کلی دستگاه مرکزی پیدا می کنید.
اما در سیستم های Cloud PBX، افزایش یا کاهش تعداد کاربران تنها با چند کلیک در پنل کاربری امکان پذیر است. شما می توانید در زمان اوج کاری، ظرفیت شبکه خود را افزایش داده و در زمان های دیگر آن را به حالت قبل بازگردانید. این سطح از انعطاف پذیری، تطابق شبکه ارتباطی با سرعت رشد سازمان را تضمین می کند. مقیاس پذیری فوری یکی از برتری های غیر قابل انکار سیستم های نوین است.
امکانات و ویژگی های مرکز تماس ابری در برابر سیستم های سنتی
امروزه انتظارات مشتریان از نحوه پاسخگویی شرکت ها بسیار بالا رفته است. یک مرکز تماس ابری امکانات بی نظیری مانند ضبط مکالمات، صف انتظار هوشمند و منوی صوتی تعاملی (IVR) را در اختیار شما قرار می دهد. پیاده سازی این ویژگی ها در سیستم های اینترنتی معمولا به صورت پیش فرض و بدون نیاز به سخت افزار جانبی انجام می گیرد. یکپارچه سازی این سیستم ها با نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) نیز بسیار ساده است.
در تجهیزات سنتی، برای برخورداری از امکانات مشابه باید لایسنس های جداگانه خریداری کرده و ماژول های فیزیکی نصب کنید. به عنوان مثال، اتصال سیستم قدیمی به نرم افزار CRM فرایندی بسیار پیچیده و گاهی غیر ممکن است. این محدودیت ها باعث می شود کیفیت خدمات رسانی به مشتریان در ساختارهای قدیمی تر افت پیدا کند. دسترسی سریع به گزارش های تحلیلی نیز در ساختارهای نوین بسیار کارآمدتر طراحی شده است.
بررسی مزایا و محدودیت های سیستم Cloud PBX
همانطور که اشاره شد، کاهش هزینه های اولیه و انعطاف پذیری بالا از مهم ترین نقاط قوت این تکنولوژی هستند. مدیران می توانند بدون دغدغه فنی، تمام تمرکز خود را روی فروش و پشتیبانی قرار دهند. همچنین به روزرسانی های نرم افزاری به صورت خودکار توسط سرویس دهنده انجام شده و نیازی به توقف طولانی مدت شبکه نیست. این مزایا سبب شده تا تقاضا برای این سرویس ها روز به روز افزایش یابد.
با این حال، این تکنولوژی وابستگی کاملی به کیفیت اینترنت دارد. در صورت قطعی یا کندی سرعت اینترنت شرکت، ارتباطات تلفنی نیز دچار اختلال خواهند شد. بنابراین، پیش از تهیه این سرویس، داشتن یک بستر اینترنت پایدار و ترجیحا یک خط پشتیبان (Backup) الزامی است. این تنها چالشی است که باید پیش از مهاجرت به سیستم های اینترنتی در نظر بگیرید.
مزایا و معایب سانترال داخلی (On-Premise)
مهم ترین مزیت تجهیزات مستقر در محل، استقلال کامل از شبکه جهانی اینترنت است. ارتباطات درون سازمانی در این سیستم ها حتی در صورت قطع کامل اینترنت نیز بدون مشکل برقرار می مانند. سازمان های نظامی، بانک ها و ادارات دولتی حساس معمولا این ساختار را برای حفظ حریم خصوصی داده های خود برمی گزینند. مالکیت صد درصدی بر تمام زیرساخت ها، کنترل مدیریتی را به حداکثر می رساند.
در مقابل، هزینه استهلاک تجهیزات و نیاز به فضای فیزیکی مشخص برای اتاق سرور از معایب این روش محسوب می شوند. وابستگی به نیروهای متخصص برای هرگونه تغییر کوچک در شبکه، سرعت عمل سازمان را کاهش می دهد. در صورت بروز حوادث طبیعی مانند آتش سوزی در دفتر کار، خطر از دست رفتن کامل سیستم ارتباطی وجود دارد. این موارد ریسک سرمایه گذاری در تجهیزات فیزیکی را بالا می برند.
خط تلفن ابری چیست و چه تاثیری بر ارتباطات دورکاری دارد؟
بسیاری از افراد هنگام راه اندازی کسب و کارهای مدرن می پرسند خط تلفن ابری چیست و چه کاربردی دارد. این خطوط که شماره های ثابتی دارند، بر روی سرورهای مجازی تعریف شده و به هیچ مکان فیزیکی محدود نمی شوند. کارمندان شما می توانند در منزل یا در سفرهای کاری، با استفاده از اینترنت تماس های مشتریان را دریافت کنند.
این ویژگی برای شرکت هایی که تیم های دورکار دارند، یک مزیت حیاتی محسوب می شود. مشتریان هنگام تماس با شرکت متوجه حضور کارمند در خارج از دفتر نخواهند شد، زیرا کیفیت تماس در بالاترین سطح ممکن حفظ می شود. در واقع، یک مرکز تلفن ابری مرزهای جغرافیایی را برای استخدام نیرو و پاسخگویی از بین برده است. این موضوع به طور مستقیم بهره وری سازمان را ارتقا می بخشد.
چه زمانی باید سرویس ویپ ابری را انتخاب کنیم؟
اگر مجموعه شما به تازگی تاسیس شده است و بودجه محدودی برای زیرساخت دارید، ویپ ابری بهترین گزینه است. شرکت هایی که قصد دارند شعب مختلف خود را در شهرهای گوناگون به صورت یکپارچه مدیریت کنند نیز باید از این روش بهره ببرند. همچنین اگر پیش بینی می کنید که تعداد پرسنل شما در آینده نزدیک افزایش یا کاهش می یابد، حتما به سراغ راهکارهای اینترنتی بروید.
استارت آپ ها و مجموعه هایی که مدل کاری هیبریدی (ترکیب حضوری و دورکاری) دارند، بیشترین سود را از این سیستم ها می برند. استفاده از سرویس ویپ نیاز به استخدام تیم پشتیبانی شبکه را از بین می برد که خود نوعی صرفه جویی بلندمدت است. پایداری بالا در کنار تعرفه های مقرون به صرفه، توجیه اقتصادی این انتخاب را تضمین می کند.
چک لیست نهایی برای انتخاب بین این دو سیستم
برای اینکه بتوانید تصمیم نهایی را بگیرید، باید چند پارامتر مهم را در سازمان خود ارزیابی نمایید. ابتدا بررسی کنید که آیا بودجه کافی برای خرید سخت افزارهای گران قیمت را در اختیار دارید یا خیر. سپس وضعیت اینترنت منطقه خود را ارزیابی کرده و از پایداری آن اطمینان حاصل کنید. پس از آن، سطح امنیت مورد نیاز برای داده های سازمانی خود را تعیین نمایید.
نکته بعدی بررسی امکان اضافه کردن کارمندان جدید در ماه های آینده است. اگر سرعت رشد بالایی دارید، سیستم های فیزیکی شما را با مشکل مواجه خواهند کرد. در نهایت، میزان نیاز خود به گزارش گیری های پیشرفته و اتصال به نرم افزارهای مدیریت مشتری را مشخص کنید. بررسی دقیق این موارد مسیر شما را برای یک سرمایه گذاری هوشمندانه هموار می سازد.
نتیجه گیری
همان طور که در این مطلب تخصصی بررسی کردیم، تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی در بخش های مختلفی از جمله هزینه ها، نحوه مدیریت و انعطاف پذیری بسیار پررنگ است. سیستم های مبتنی بر اینترنت با ارائه امکانات گسترده، عدم نیاز به سخت افزار و پشتیبانی از دورکاری، به انتخاب اول بسیاری از کسب و کارهای مدرن تبدیل شده اند. در سمت دیگر، سازمان های سنتی تر که نیاز به کنترل کامل فیزیکی دارند و بودجه لازم را در اختیار دارند، همچنان راهکارهای فیزیکی مستقر در محل را ترجیح می دهند.
اگر تصمیم گرفته اید کیفیت ارتباطات سازمان خود را متحول کنید و به دنبال یک راهکار اقتصادی و هوشمند هستید، هم اکنون زمان اقدام است. برای دریافت مشاوره رایگان و راه اندازی بهترین سرویس ارتباطی متناسب با نیازهای مجموعه خود، همین حالا با کارشناسان ما در تکنوسین تماس بگیرید.
سوالات متداول
1. سانترال ابری چیست؟
سانترال ابری یک سیستم تلفن سازمانی است که بر بستر اینترنت کار میکند و تمامی پردازشهای آن روی سرورهای شرکت ارائهدهنده خدمات انجام میشود، در نتیجه نیازی به خرید تجهیزات سختافزاری در محل شرکت ندارد.
2. مهمترین تفاوت سانترال ابری و سانترال داخلی چیست؟
تفاوت اصلی در محل نگهداری سرورها و تجهیزات است؛ سانترال ابری روی سرورهای مجازی و اینترنتی قرار دارد، اما سانترال داخلی (On-Premise) نیازمند خرید سختافزار و نگهداری فیزیکی در اتاق سرور مجموعه شما است.
3. آیا برای استفاده از تلفن ابری به اینترنت پرسرعت نیاز است؟
بله، کیفیت و پایداری تماسها در این سیستم بهطور کامل به کیفیت، سرعت و پایداری اینترنت شما بستگی دارد.
4. کدام سیستم برای تیمهای دورکار مناسبتر است؟
سانترال ابری (Cloud PBX) بهترین گزینه برای دورکاری است، زیرا کارمندان میتوانند از طریق اینترنت و با استفاده از لپتاپ یا موبایل، در هر مکانی به شبکه تلفن شرکت متصل باشند.
5. از نظر هزینه، راهاندازی کدام سیستم مقرونبهصرفهتر است؟
سانترال ابری به دلیل حذف هزینههای سنگین اولیه برای خرید تجهیزات، کابلکشی و استخدام نیروی پشتیبانی، برای اکثر کسبوکارها بهویژه شرکتهای کوچک و متوسط بسیار اقتصادیتر است.
